Zadania Wydziału Organizacyjnego

Zadania Wydziału

Na stanowisku ds. obsługi rady i zarządu powiatu - Or II

1) przygotowanie i obsługa posiedzeń Zarządu Powiatu,
2) koordynowanie prac związanych z realizacją postanowień Zarządu,
3) opracowywanie projektów aktów prawnych Zarządu i Starosty oraz kontrola ich realizacji
4) zbieranie i opracowywanie materiałów dla potrzeb Zarządu i Starosty
5) obsługa kancelaryjno – biurowa Rady i jej Komisji, w tym:
a) gromadzenie i przygotowanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady i poszczególnych komisji,
b) przygotowanie sesji Rady i posiedzeń Komisji,
c) opracowanie i gromadzenie materiałów z obrad Rady i Komisji oraz przekazanie ich właściwym adresatom,
d) sporządzanie protokołów z obrad Rady i posiedzeń Komisji Rady,
e) prowadzenie rejestrów:
- uchwał Rady
- wniosków i opinii Komisji,
- interpelacji i wniosków radnych.
6) organizacja kontroli prowadzonych przez Komisje Rady,
7) udostępnianie aktów prawa miejscowego oraz innych uchwał dotyczących społeczności lokalnej.

Na stanowisku ds. sekretariatu – Or III

1) prowadzenie obsługi kancelaryjnej w zakresie
a) odbiór korespondencji z placówki pocztowej
b) rejestracja korespondencji
c) przygotowanie korespondencji do dekretacji
d) podział i dostarczanie korespondencji i prasy do poszczególnych komórek organizacyjnych starostwa,
2) obsługa sekretarska kierownictwa starostwa:
a) łączenie rozmów telefonicznych,
b) przygotowanie korespondencji do wysyłki i prowadzenie dokumentacji spraw w zakresie ustalonym przez członków kierownictwa starostwa,
c) kopiowanie materiałów,
d) kierowanie przyjęciami interesantów,
e) pomoc w wypełnianiu funkcji reprezentacyjnych,
f) przekazywanie indywidualnych poleceń,
3) informowanie komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych o terminach i miejscach działań kierownictwa starostwa mających charakter spotkań z pracownikami lub innymi osobami oraz zapewnienie warunków ich przeprowadzenia,
4) przyjmowanie , rejestrowanie i monitorowanie terminowości załatwiania skarg i wniosków,
5) przyjmowanie od komórek organizacyjnych poczty i jej wysyłka,
6) prenumerata dzienników ustaw, prasy, wydawnictw oraz prowadzenie rejestru zamawianych pozycji książkowych oraz biblioteczki wydawnictw.

Na stanowisku ds. kadrowych – Or IV

1) prowadzenie spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu, w tym związanych z powoływaniem i odwoływaniem, oraz prowadzenie wynikającej z tego sprawozdawczości i analiz a także wydawanie zaświadczeń
2) nadzór nad przestrzeganiem obowiązku wykonywania badań lekarskich,
3) dokonywanie zgłoszeń o zatrudnieniu do ZUS oraz spraw związanych z ustalaniem do celów emerytalnych kapitału początkowego pracowników
4) ustalanie stażu pracy, chorobowego oraz innych danych niezbędnych do prawidłowego naliczenia płacy a także nagród jubileuszowych,
5) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników i zatrudnianiem w ramach aktywnych form przeciwdziałania bezrobociu oraz udzielanie odpowiedzi na oferty pracy, przyjmowanie absolwentów na staż oraz uczniów na praktyki zawodowe
6) sporządzanie planu urlopów i nadzór nad wykorzystaniem urlopów oraz prowadzenie rejestru urlopów bezpłatnych,
7) prowadzenie listy obecności i kart ewidencji czasu pracy pracowników starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych,
8) prowadzenie rejestru ryczałtów samochodowych,
9) prowadzenie spraw związanych z wypoczynkiem pracowników
10) kierowanie zapytania o karalność,
11) uzyskiwanie i przechowywanie oświadczeń o stanie majątkowym kadry kierowniczej starostwa,
12) prowadzenie rejestru zatrudnionych mężczyzn i dokonywanie zgłoszeń do WKU,

Na stanowisku Inspektora ds. Komunikacji Społecznej i ds. administracyjno-technicznych - Or VIII

1. Kształtowanie wizerunku medialnego Starosty i Starostwa Powiatowego w Namysłowie poprzez:
a) organizowanie konferencji prasowych,
b) przekazywanie na bieżąco Staroście bieżącego zestawu informacji prasowych dotyczących Powiatu Namysłowskiego,
c) przygotowanie oficjalnych wystąpień Starosty,
d) prowadzenie dokumentacji związanej z krytyką prasową.
2. Public Relations Starostwa i Powiatu:
a) kreowanie pozytywnego wizerunku powiatu w mediach i społeczności lokalnej,
b) informowanie społeczności lokalnej powiatu o działalności powiatu i jego jednostek organizacyjnych,
c) współpraca z mediami lokalnymi, regionalnymi i ogólnopolskimi,
d) sporządzanie informacji i komunikatów na użytek mediów,
e) rejestracja fotograficzna wydarzeń związanych z działalnością powiatu oraz archiwizowanie materiałów fotograficznych, audiowizualnych i multimedialnych,
f) redagowanie miesięcznika „ Powiatowy Magazyn Samorządowy”
g) aktualizacja informacji dot. Powiatu na stronach telewizji kablowej,
3. Współpraca z partnerami dialogu społecznego, w tym z organizacjami pozarządowymi oraz włączania tych organizacji w działalność powiatu.
4. Koordynowanie współpracy z partnerami zagranicznymi powiatu.
5. Uczestniczenie w programach wspierających organizacje pozarządowe oraz rozwój społeczeństwa obywatelskiego

-------

1) prowadzenie spraw administracyjno - gospodarczych starostwa, dokonywanie związanych z tym zakupów w ramach ustalonego limitu wydatków,
2) zapewnienie technicznych warunków funkcjonowania starostwa:
a) dostawy mediów i usuwania odpadów
b) zabezpieczenia ppoż,
c) zabezpieczenia przed kradzieżą i włamaniem,
d) utrzymanie chodników, parkingu i wejść,
3) rejestrowanie wydatków i opisywanie rachunków wg zasad określonych odrębnym zarządzeniem,
4) prowadzenie analizy wydatków w zakresie ustalonym przez kierownika wydziału,
5) zapewnienie warunków lokalowych oraz technicznego wyposażenia stanowisk pracy,
6) zapewnienie, wyposażenia stanowisk pracy w materiały biurowe oraz prowadzenie podręcznego magazynu tych artykułów,
7) prowadzenie spraw związanych z najmem i użytkowaniem lokali, w tym wykorzystywania sal narad i innych pomieszczeń przez instytucje i organizacje pozarządowe,
8) zamawianie, w uzgodnieniu z sekretarzem, pieczęci urzędowych i stempli starostwa oraz prowadzenie ich rejestru,
9) prowadzenie rejestru wydanych kluczy do pomieszczeń starostwa,
10) nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez pracowników porządkowych oraz zapewnianie zastępstwa pod ich nieobecność w pracy wynikającą z urlopów i zwolnień chorobowych,
11) utrzymywanie systemu informacji wizualnej starostwa i oznaczeń ppoż,
12) prowadzenie spraw bhp
13) otwieranie budynku starostwa przed rozpoczęciem pracy

Na stanowisku obsługi informacyjnej i archiwum - Or VII

1) prowadzenie obsługi interesanta w zakresie :
a) udzielania podstawowej informacji ustnej interesantom o kompetencjach powiatu oraz zakresie i sposobie załatwiania spraw w starostwie,
b) przekazywanie zestawów formularzy służących załatwieniu sprawy, i udzielanie pomocy w ich wypełnianiu,
c) kontaktowanie interesantów z właściwymi pracownikami,
d) przyjmowanie spraw i dokumentacji związanych z Systemu Zarządzania Jakością.
2) przekazywanie budynku pod opiekę pracowników porządkowych po zakończeniu pracy starostwa,
3) wykładanie listy obecności i rejestrowanie wyjść w godzinach pracy
4) obsługa centrali telefonicznej, łączenie rozmów,
5) obsługa kopiarki
6) dbanie o zabezpieczenie archiwum zakładowego oraz warunków jego funkcjonowania,
7) przyjmowanie dokumentacji archiwalnej,
8) ewidencjonowanie dokumentacji,
9) udostępnianie dokumentacji,
10) wydzielanie dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego, na makulaturę i do ekspertyzy,
11) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
12) składanie rocznych sprawozdań z pracy archiwum,
13) współpraca z właściwym archiwum państwowym.

Pracownicy porządkowi

1) odbiór od pracowników kluczy od pomieszczeń po zakończeniu urzędowania,
2) utrzymywanie w czystości pomieszczeń i otoczenia budynku starostwa,
3) właściwe zabezpieczenie budynku i pomieszczeń po zakończeniu pracy.